En faktura utgör en verifikation som ska bokföras. Det är därför viktigt att fakturan innehåller alla de uppgifter som krävs för att den ska ses som en giltig verifikation. Enligt Bokföringsnämnden och Skatteverket ska en faktura innehålla unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, köparens momsregistreringsnummer (vid försäljning inom EU eller vid omvänd skattskyldighet), namn och adress, beskrivning av vad som levererats, datum för försäljning, beskattningsunderlaget för respektive skattesats, momssats samt moms och totalt belopp i kronor.
Det går alldeles utmärkt att skapa en faktura i Word, Excel eller någon annan programvara – det finns till och med färdiga fakturamallar att ladda ner – men det är i realiteten ganska krångligt att skapa fakturor manuellt, inte minst om du använder flera momssatser, säljer till utlandet eller ska ge rabatter av olika slag.
Med ett faktureringsprogram får du en mängd fördelar. För det första är faktureringsprogrammet alltid inställt på att skapa lagliga fakturor. Du behöver alltså inte oroa dig för att det kommer att saknas någon obligatorisk uppgift på dina fakturor. Om du missar att fylla i någon uppgift kommer programmet att upplysa dig om detta.
För det andra sparas alla dina fakturor på ett och samma ställe. Det minskar risken för att du skulle tappa bort en faktura. I programmet ser du alla dina fakturor i nummerordning och/eller datumordning och har direkt tillgång till originalet.
För det tredje har de flesta faktureringsprogram utmärkta funktioner för uppföljning och registrering av inbetalningar. Du kan till exempel se hur mycket du har fakturerat, vilka fakturor som har förfallit till betalning, med mera. Du får helt enkelt en mycket bra översikt över hur företagets eller föreningens löpande ekonomi ser ut.
För det fjärde har vissa faktureringsprogram inbyggda funktioner för utskick av fakturor via e-post. Faktureringsprogrammet kopplar då till den e-postklient du har installerad på datorn. Hela faktureringsprocessen, från skapande av faktura till utskick, tar då bara ett par minuter.
En del faktureringsprogram kan även kopplas direkt till bokföringsprogram, vilket verkligen kan underlätta administrationen för företaget eller föreningen. Så fort du skapar en faktura läggs fakturan in som en bokföringspost. När du sedan registrerar en inbetalning, krediterar fakturan eller lägger på dröjsmålsränta och skickar en påminnelse så förändras bokföringsposten automatiskt.
